Última atualização: 19 de outubro de 2026
O Hubrem System é um sistema usado por órgãos públicos — prefeituras, secretarias e seus setores — para almoxarifado, patrimônio, entregas às escolas, controle de ponto dos servidores e frota. Esta política explica, em linguagem simples, quais dados pessoais o sistema trata, para quê, com quem são compartilhados, por quanto tempo ficam guardados e como você exerce os seus direitos, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 — LGPD).
1. Quem é responsável pelos seus dados
O órgão público que usa o sistema é o controlador dos dados: é ele quem decide quais informações registrar e para quê (por exemplo, a Secretaria Municipal de Educação que controla o ponto dos seus servidores).
O Hubrem System é o operador: trata os dados apenas em nome do órgão, segundo as instruções dele e o contrato, para manter o sistema funcionando com segurança. O Hubrem não usa os dados para fins próprios, não os vende e não faz publicidade com eles.
2. Quais dados são tratados
| Quem | Dados |
|---|---|
| Equipe do órgão (usuários do sistema) | Nome, CPF, cargo, login, setor, permissões, registro das ações feitas no sistema (auditoria). |
| Servidores no controle de ponto | Nome, CPF, cargo, matrícula, vínculo, jornada, unidade de lotação, horários das batidas, localização no momento da batida (quando o órgão exige), justificativas, ocorrências (férias, licenças, faltas), atestados enviados e, se o órgão usar, foto do rosto (selfie) e foto de referência para reconhecimento facial. |
| Motoristas da frota | Nome, CPF, telefone, número, categoria e validade da CNH, viagens, quilometragem, abastecimentos e fotos do veículo. |
| Responsáveis das escolas e unidades | Nome, CPF, telefone, e-mail e as assinaturas digitais de recebimento, devolução e empréstimo. |
| Pessoas que assinam documentos | Nome, CPF, função, data e hora e código de autenticação da assinatura (recebimentos, termos, folhas de ponto, homologações). |
| Quem consulta a autenticidade de um documento | Endereço IP e horário da consulta, para evitar abusos. |
| Fornecedores e contatos de contrato | Razão social, CNPJ, telefone e e-mail de contato. |
3. Para que os dados são usados
- Registrar entradas, saídas, entregas e devoluções de materiais e bens públicos.
- Controlar o patrimônio e emitir termos de cessão e de responsabilidade.
- Apurar a frequência dos servidores, gerar e assinar as folhas de ponto e encaminhá-las ao RH para a folha de pagamento.
- Controlar o uso, a manutenção e o abastecimento dos veículos oficiais.
- Comprovar quem assinou cada documento (assinatura digital com código de autenticação) e permitir que qualquer pessoa confira a autenticidade.
- Manter a segurança do sistema e a trilha de auditoria exigida da administração.
4. Bases legais
O tratamento se apoia, principalmente, no cumprimento de obrigação legal ou regulatória e na execução de políticas públicas e atribuições legais do órgão (art. 7º, II e III, e art. 23 da LGPD), e também no exercício regular de direitos em processos administrativos (art. 7º, VI). Quando o tratamento depende de consentimento, ele é pedido de forma clara e pode ser revogado.
5. Dados sensíveis: biometria e atestados
Reconhecimento facial (opcional para o órgão). A foto do rosto é um dado biométrico, considerado sensível pela LGPD. Ela só é usada para confirmar que quem bate o ponto é o próprio servidor, prevenindo fraude (art. 11, II, “g”). O servidor é informado antes do primeiro uso e o aceite fica registrado. As selfies das batidas são apagadas automaticamente depois do prazo definido pelo órgão (padrão de 90 dias).
Atestados. Atestados médicos enviados para justificar ausências podem conter dados de saúde. Eles ficam em área privada, acessível apenas ao RH responsável, e são usados só para a justificativa da ausência (art. 11, II, “a”).
6. Com quem os dados são compartilhados
Dentro do órgão, cada pessoa vê apenas o que a sua função exige: o setor vê os próprios dados, a chefia vê a sua equipe, o RH vê a sua área. Fora do órgão, os dados só passam por fornecedores de tecnologia necessários para o sistema funcionar (operadores subcontratados):
- Hospedagem, banco de dados e arquivos: Lovable (Lovable Labs Inc.) e Supabase, que usam a infraestrutura da Amazon Web Services.
- Reconhecimento facial (somente se o órgão ativar): Amazon Rekognition, da Amazon Web Services.
- Avisos no celular: o serviço de notificações do navegador do próprio aparelho (Google, Apple, Mozilla ou Microsoft), que recebe apenas o texto do aviso.
Dados também podem ser fornecidos a autoridades quando houver obrigação legal ou ordem judicial. Não há venda nem compartilhamento para fins comerciais.
7. Onde os dados ficam guardados
Os dados ficam em servidores de nuvem da Amazon Web Services localizados no Canadá, contratados por meio dos provedores acima. Por isso, há transferência internacional de dados (art. 33 da LGPD), feita com garantias contratuais de proteção e confidencialidade e com as medidas de segurança descritas abaixo. O órgão contratante é informado dessa localização no contrato.
8. Por quanto tempo os dados ficam guardados
- Documentos públicos (requisições, termos, folhas de ponto, homologações): pelos prazos de guarda que a legislação e a tabela de temporalidade do órgão exigirem.
- Selfies do ponto: apagadas automaticamente após o prazo definido pelo órgão (de 30 dias a 5 anos; padrão de 90 dias).
- Registro de consultas de autenticidade: pelo tempo necessário à segurança do serviço.
- Fim do contrato: os dados são entregues ao órgão, a pedido dele, em formato aberto e, depois, apagados dos sistemas do Hubrem, salvo o que a lei obrigar a manter.
9. Como os dados são protegidos
- Conexão criptografada (HTTPS) em todo o sistema.
- Senhas guardadas com criptografia (não podem ser lidas por ninguém).
- Separação completa entre órgãos: cada cliente só enxerga os próprios dados, com a regra aplicada no próprio banco de dados.
- Acesso por função: setor, chefia, RH e escola veem apenas o necessário.
- Auditoria: o sistema registra quem incluiu, alterou ou excluiu cada informação, e quando.
- Assinaturas digitais com código de autenticação, que permitem conferir se um documento é verdadeiro e não foi alterado.
- Selfies do ponto e atestados em área privada, abertos só por links temporários.
Em caso de incidente de segurança que possa trazer risco aos titulares, o Hubrem avisa o órgão contratante sem demora, para que ele comunique a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e as pessoas afetadas, conforme o art. 48 da LGPD.
10. Seus direitos e como exercê-los
Você pode pedir: confirmação de que seus dados são tratados; acesso a eles; correção de dados incompletos ou errados; informação sobre com quem são compartilhados; e, quando cabível, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários (art. 18 da LGPD). Documentos públicos com guarda obrigatória não podem ser apagados antes do prazo legal.
Como pedir: procure o órgão público que registrou seus dados (por exemplo, o RH ou a secretaria responsável), ou o encarregado de dados (DPO) desse órgão. Se precisar de ajuda para encaminhar o pedido, fale com o suporte do Hubrem pelo e-mail hubrem2022@gmail.com. Você também pode reclamar à ANPD (gov.br/anpd).
12. Alterações desta política
Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças no sistema ou na lei. A data da última atualização fica no topo desta página.